MODALITA' DI FRUIZIONE
 

(Allegato B alla determinazione sindacale n. 332 del 20/11/2007)

 1 – Utilizzazione

Le sale e gli spazi possono essere utilizzati per iniziative promosse direttamente dal Comune o organizzate in collaborazione con lo stesso o da terzi soggetti solamente per convegni, congressi, incontri, riunioni, manifestazioni e cerimonie.
Sono ammesse attività aggiuntive di natura commerciale purchè non prevalenti.
Tali iniziative non devono essere in contrasto con i fini istituzionali del Comune di Agrigento e debbono essere compatibili con le caratteristiche strutturali ed in conformità alle autorizzazioni di agibilità concesse dagli organismi competenti.
Le iniziative realizzate da terzi soggetti devono essere di notevole valore e prestigio per il significato, la qualità, i contenuti e la partecipazione ed avere una risonanza che possibilmente vada oltre l’ambito puramente locale, nonché avere finalità sociali, culturali, formative e professionali di rilevanza pubblica.
Il giudizio in ordine a quanto previsto nel presente punto, sulla base di un articolato progetto presentato dal richiedente, viene di volta in volta espresso dal Sindaco prima dell’autorizzazione.

2 – Autorizzazioni

L’uso delle sale e degli spazi per le iniziative e le manifestazioni di cui al punto 1 è autorizzato dal Dirigente competente.

3 – Locali destinati a servizi

I locali esistenti ed attrezzati per attività di ristorazione e bar, possono essere autorizzati solo se resi conformi dagli utilizzatori alle norme di agibilità, igienicità, etc. limitatamente alle finalità di utilizzo della struttura.

4 – Richieste di utilizzo

I soggetti interessati devono presentare le richieste di utilizzo nel periodo compreso tra il 180° ed il 30° giorno antecedente l’inizio dell’evento da realizzare. Entro trenta giorni dalla data di presentazione della richiesta gli interessati dovranno versare un acconto pari al 30% della tariffa dovuta; tale importo non verrà restituito in caso di mancato svolgimento dell’evento dovuto all’organizzatore.
Le prenotazioni telefoniche hanno la validità di giorni dieci e decadono se non vengono confermate per iscritto; oltre tale termine, qualora non fosse stata presentata la richiesta scritta, l’ufficio è autorizzato alla cancellazione dal calendario della manifestazione, senza preavviso all’utente.
Le richieste scritte debbono specificare:

-         l’oggetto dell’iniziativa;

-         il programma;

-         il numero previsto dei partecipanti;

-         i giorni e gli orari in cui si desidera disporre delle sale o degli spazi, compresi i giorni per l’allestimento ed il disallestimento degli stessi;

-         l’assunzione delle responsabilità per eventuali danni con l’impegno di produrre la polizza assicurativa come previsto dal successivo punto 5.

5 – Responsabilità

L’utilizzo deve avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza degli ambienti, dei lavoratori e dei visitatori.
Il terzo soggetto autorizzato all’uso delle sale o degli spazi deve sottoscrivere un’apposita dichiarazione con cui si assume l’obbligo di:
a)     chiedere ed ottenere tutte le autorizzazioni previste dalla legge (SIAE, etc.) e fare le prescritte comunicazioni (Pubblica sicurezza, etc. ) per le tipologie di utilizzo del Palazzo dei congressi;
b)    sostenere la spesa relativa alla pulizia del locali;
c)     pagare gli oneri di spesa relativi alla vigilanza dei Vigili del fuoco ( se ne ricorre il caso);
d)    assicurare il servizio di assistenza nel numero di unità che sarà di volta in volta stabilito nell’autorizzazione;
e)     assicurare il controllo degli accessi e delle aree esterne di pertinenza (parcheggi);
f)      sostenere la spesa relativa al controllo ed alla gestione di tutti gli impianti tecnologici per la sicurezza ed il funzionamento della struttura;
g)     sostenere la spesa relativa all’approntamento dell’illuminazione scenica, degli effetti elettroacustici, dell’arredo scenico e tutto ciò che necessita nel caso specifico;
h)     depositare, presso l’ufficio incaricato al rilascio dell’autorizzazione, idonea polizza di responsabilità civile verso terzi per un massimale unico in primo rischio di € 500.000,00 per sinistro. Tale polizza dovrà riferirsi all’organizzatore ed a tutti coloro della cui opera professionale l’organizzatore si avvale, nonché di coloro che gestiscono le attività collaterali alla manifestazione;
i)       depositare, presso il medesimo ufficio, a titolo di risarcimento di eventuali danni causati alla struttura, agli impianti e/o alle attrezzature, idonea garanzia (prestata a mezzo di assegno o fideiussione assicurativa o bancaria) per un massimale di euro 5.000,00 se riferito all’utilizzo della sala “Concordia” o “Zeus” o di euro 2.000,00 per gli altri spazi;
j)       fare apporre, tranne in caso di applicazione della tariffa A, su tutto il materiale promo-pubblicitario il logo del Comune con la scritta “Agrigento Città della Valle dei templi”;
k)     non sub-concedere, tranne in caso di applicazione della tariffa A, ad altri a titolo oneroso gli spazi e/o le sale da utilizzare;
l)       non effettuare, tranne in caso di applicazione della tariffa A, la vendita di prodotti e servizi di qualsiasi genere e/o natura;
m)  prendere atto che l’inosservanza di tali obblighi comporterà l’esclusione dall’utilizzo, senza restituzione delle somme versate.

6 – Tariffe

L’utilizzo delle sale e degli spazi è a titolo oneroso secondo le tariffe allegate, salvo per le manifestazioni promosse direttamente dal Comune e per le eccezioni derivanti da convenzioni o protocolli stipulati con lo stesso Comune nella qualità di partner.
Si applica la tariffa A (intera) per le iniziative promosse da partiti politici e da soggetti aventi scopo di lucro o che realizzano iniziative a pagamento (tranne i casi di offerta libera e non obbligatoria).
Si applica la tariffa B (riduzione del 50% della tariffa A) per le iniziative indette da:
-   organizzazioni giovanili;
-   circoli culturali o associazioni culturali;
-   scuole di danza;
-   organismi, non a scopo di lucro, aventi finalità a carattere educativo, religioso, sociale, culturale, morale, formativo e professionale;
-   gruppi o società sportivi o ricreativi;
-   associazioni ed organizzazioni di volontariato, solidarietà e socio-assistenziali;
-   istituzioni scolastiche.
Si applica la tariffa C (riduzione del 30% della tariffa A) per le iniziative organizzate da:
-   enti pubblici;
-   organizzazioni sindacali;
Dette riduzioni non escludono gli oneri e gli adempimenti di cui al punto 5.

7 – Rilascio autorizzazione

L’organizzatore dovrà depositare, entro otto giorni dalla data dell’utilizzo degli spazi richiesti, la ricevuta corrispondente all’importo dovuto sul conto corrente postale n. 12312922 intestato alla Tesoreria comunale.
Successivamente viene rilasciata l’autorizzazione.

8 – Personale

Il 15% dell’importo versato per la fruizione della struttura è destinato al finanziamento di progetti per ottimizzare i servizi attraverso l’utilizzo del personale addetto in orari oltre le previsioni contrattuali.

9 – Chiusura

Il Sindaco stabilisce annualmente la chiusura del Palazzo dei congressi per almeno quindici giorni, al fine di consentire la manutenzione straordinaria e la disinfestazione.

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